Contoh dari surat bisnis
business letter
Bagian-bagian dari surat :

1. Sender’s Address

Di dalam surat yang tidak memiliki kepala surat, nama dan alamat pengirim dituliskan di sisi atas kanan halaman. Di inggris ini bukan merupakan standar dalam  penulisan nama pengirim secara langsung diatas alamat.

2. Date

Dikarenakan di setiap negara menggunakan sistem penulisan yang berbeda untuk menunjukkan tanggal, hindari kebingungan. Tunjukkan hari dengan menggunakan angka (tanggal) kemudian tulis nama bulan secara utuh, diikuti oleh tahun dengan menggunakan angka. Penulisan tanggal ditulis secara langsung dibawah alamat pengirim dengan melewati satu atau dua baris kosong.

3. Receiver’s Address

Alamat penerima dituliskan di sisi kiri halaman. Karena dalam penerapan surat ini adalah untuk seseorang secara pribadi, cobalah untuk mengalamatkan mereka dengan menggunakan nama. Jika tidak ada nama yang diberikan, maka bisa diperiksa ke dalam website atau menghubungi perusahaan untuk mencari tahu. Hanya ketika tidak ada alternatif  lagi maka harus mengambil jalan dengan menggunakan bentuk-bentuk kata yang  ditujukan umumnya bukan untuk perorangan.

Pesanan yang ditulis pada bagian alamat antara lain :

  • Nama alamat
  • Tingkatan pekerjaan orang tersebut di dalam perusahaan
  • Nama perusahaan
  • Nomor rumah dan jalan
  • Nama kota dan kode pos
  • Nama negara

# Surname known

Penulisan nama keluarga diletakkan pada baris pertama,  didahulukan dengan panggilan hormat dan nama depan atau inisial orang tersebut.

# Title known

Jika tidak diketahui siapa namanya, maka bisa dialamatkan ke penerima dengan menggunakan nama pekerjaannya.

# Company known

Jika tidak diketahui apapun tentang identitas dari penerima dan tidak tersedianya informasi yang lain, maka surat bisa dialamatkan ke pemimpin perusahaan.

4. “For the attention of”

Ini merupakan sebuah alternatif untuk memasukkan nama penerima ke dalam alamat penerima, termasuk sebuah tambahan baris “attention”. Menyebutkan nama dalam alamat dan memasukkan sebuah baris perhatian adalah berlebihan. Baris perhatian ini digarisbawahi atau dicetak dalam bentuk “italics” dan ditempatkan di sisi kiri halaman. Kemudian diberikan satu baris kosong dibawahnya sebelum menulis salam.

5. Salutation

Dikarenakan penerapan surat ini dimohonkan untuk orang secara pribadi, maka seharusnya coba mengalamatkan orang dengan menggunakan nama. Pemberian tanda koma setelah salam merupakan suatu pilihan.

  • Ketika kamu mengetahui nama dan alamat seseorang yang dituju, maka bisa digunakan panggilan hormat, diikuti oleh nama keluarganya sperti, Mr. Mrs, dan sebagainya.
  •  “Dear sir” digunakan untuk seseorang yang nama dan alamatnya tidak diketahui
  • Ketika mengirimkan ke sebuah perusahaan, tuliskan dengan menggunakan “Dear Sirs”. Di amerika, menggunakan “Gentleman”  untuk penulisan ini.
  • Dear Madam” digunakan untuk mengalamatkan kepada seorang wanita, baik yang sudah menikah ataupun belum, siapapun itu yang namanya tidak diketahui.
  • Jika tidak diketahui nama atau jenis kelamin tujuan, maka dapat dituliskan “Dear Sir, Madam” atau “Dear Sir or Madam”.

6. Subject line

Dipisahkan dari salam dengan menggunakan satu baris kosong, baris utama memasukkan status pekerjaan yang tersedia dengan sebuah kode referensi. Hal ini mengijinkan pembaca untuk menyimpan waktu sesaat karena dia akan segera tahu kepada siapa dia berbicara. Tinggalkan satu baris kosong setelah baris utama ini. Baris utama biasanya digarisbawahi atau dicetak dengan bentuk “italics”.

7. Body

Bagian tubuh dari sebuah surat umumnya ada 3 bagian, yang masing-masing dipisahkan oleh sebuah baris kosong.

  • Paragraf pembuka menangkap perhatian pembaca. Termasuk sebuah baris utama, kamu bisa menghindari pembaca merasa bosan dengan memberikan sebuah referensi administratif.
  • Pada paragraf  tengah dijelaskan tujuan dari penjualan kamu dengan bukti-bukti yang terkini. Pada bagian ini kamu seharusnya juga menunjukkan semangatmu terhadap pekerjaan ini.
  • Dalam paragraf  penutup kamu dapat menanyakan kepadanya untuk melakukan wawancara. Menjadi sangat aktiv dan membujuk pembaca untuk mengambil langkah dan membuatnya merasa nyaman dapat memungkinkan penerima tertarik dengan permintaanmu.

8. Complimentary close

The complimentary close dipisahkan dari badan surat dengan menggunakan 1 baris kosong. Tanda koma setelah penutupan adalah sebuah pilihan. Meninggalkan 3 baris kosong untuk tempat tanda tangan setelah penutup. Pemberian complimentary close bergantung dari ucapan salam  yang telah diberikan sebelumnya, ada 3 perbedaan format yang mungkin bisa diberikan.

  • Menggunakan “Yours sincerely” jika orang yang  ditulis diberikan ucapan (Dear Mr.. Ms.. )
  • Your faithfully “ digunakan jika tidak diketahui nama pengirim surat (Dear Madam..)
  • Di Amerika, kalimat penutup seperti “Yours truly” atau “Truly yours” umum digunakan didalam komunikasi bisnis. Di Eropa pengirim surat bagaimanapun,juga memiliki format  tersendiri untuk melakukan komunikasi yang  lebih pribadi.

9. Signature

Tanda tangan diberikan di bagian penutup. Yakinkan untuk menulis nama lengkapmu dibawah tanda tanganmu.

10. Enclosed

Bagian ini ditulis secara langsung dibawah nama (signature). Baris ini mengidentifikasikan dokumen lain yang dikirimkan bersamaan dengan surat ini (lampiran). Biasanya berbentuk dokumen yang berupa CV dan sebuah surat rekomendasi.